Etichetta delle lettere commerciali: requisiti e regole per la stesura

Descrizione e riassunto dell'etichetta di business letter da leggere online gratuitamente.

Etichetta commerciale

Al giorno d'oggi, il tradizionale sistema di corrispondenza commerciale ha subito cambiamenti radicali. Grazie ai moderni mezzi di comunicazione e al ritmo della vita, le lettere raggiungono il destinatario quasi alla velocità della luce. Inoltre, diventano spesso parte integrante dei processi aziendali. Tuttavia, la mancanza di tempo per leggere messaggi lunghi e confusi su una produzione intensamente funzionante e, inoltre, nell'ambito delle relazioni internazionali, spesso esclude la possibilità di tenere pienamente conto delle proposte dei loro autori.

A questo proposito, ogni manager e il suo protocollo o servizio PR ha urgente bisogno di migliorare la cultura della scrittura aziendale: è necessario essere in grado di scegliere il tipo di lettera o risposta appropriata per una particolare situazione, applicare le formule linguistiche appropriate, essere in grado di modificare i propri testi, agire come progettista e correttore di bozze. in modo che la lettera inviata abbia l'effetto desiderato. In effetti, quanto bene il testo del messaggio è accurato, alfabetizzato e "politicamente corretto" inoltre, su quale documento è scritto, in quale busta e in che modo è stato inviato, il successo della risoluzione di problemi specifici dipenderà in gran parte dal lavoro di imprese, istituzioni e istituzioni educative. ma anche il rapporto tra i paesi.

Pertanto, abbiamo fissato un obiettivo: pubblicare un libro nello stile del moderno "scrittore", che aiuterebbe quotidianamente e oralmente tutti i soggetti coinvolti nell'orbita delle relazioni internazionali a comporre in modo competente ed efficiente lettere commerciali e inviare i loro messaggi di conseguenza sia in Russia che all'estero.

Speriamo che la nostra prossima edizione della serie "Diplomat Library" possa portare vantaggi pratici ai lettori.

Direttore Generale dello Stato Unitario Impresa "Inpredservice"

Il genere epistolare esiste fin dai tempi antichi. Nel tempo, solo il materiale su cui hanno scritto segni, immagini e lettere è cambiato. Ad esempio, in Russia, veniva spesso usata la corteccia di betulla, oltre alle tavole, su cui venivano fatte delle annotazioni. Erano chiamati "il naso", da cui l'espressione "ti seppelliscono nel naso". A proposito, un piatto con tacche potrebbe essere abbassato in acqua, come una sorta di mailing.

Scrivevano sulla corteccia di betulla e sulle assi stringendo e tagliando lettere con bastoni di legno, ossa e ferro, che venivano chiamati "scritte". Non è escluso che una tale "tecnologia" sia stata inventata per aiutare i mercanti analfabeti, che avrebbero dovuto in qualche modo risolvere le loro transazioni finanziarie, causando tagli. Sono stati decifrati contando il numero di tacche - "bacchette". Tali dispositivi erano diffusi non solo in Russia, ma anche nell'Europa medievale, dove era anche pieno di persone analfabete.

La scrittura più antica è considerata orientale. Nell'antico Egitto, dapprima scrissero su tutte le superfici lisce, sui muri, sulle pietre piatte e persino sui piatti. In Sumer e Babylon, le tavolette di argilla erano ampiamente usate. Poi papiro e pergamena apparvero in Oriente, e dopo di loro, a partire dal XV secolo, la carta. Pertanto, la lettera e i materiali per essa sono strettamente collegati alla zona geografica, climatica e biologica delle abitazioni umane.

Dalla letteratura antica è risaputo che persino in quei tempi esisteva l'etichetta di scrivere lettere. Così, ad esempio, si è deciso di iniziare la lettera non con il nome del destinatario, ma con il nome del mittente, seguito da un saluto accompagnato da piacevoli auguri e solo successivamente dal testo del messaggio stesso.

La solita forma della lettera usata nel nostro tempo, così come le buste sigillate, cominciò ad essere usata solo negli anni venti del XIX secolo in Inghilterra, e nella metà dello stesso secolo entrarono in uso i francobolli.

Non importa cosa, ma in ogni momento le persone hanno cercato di esprimere i loro pensieri e risolvere problemi di vita urgenti attraverso le lettere, con l'aiuto di quali informazioni sono state scambiate e sono state fatte varie proposte. Per quanto riguarda le formule linguistiche, lo stile e le varietà di corrispondenza, i modi di scrivere lettere e di lavorare con loro - tutto questo è stato creato e perfezionato nel corso dei secoli.

Non senza curiosità. Ad esempio, durante il regno di Ivan il Terribile non c'era nessuno che osasse parlare contro il re. L'unica eccezione era il metropolita di Mosca Philip. Spesso scriveva lettere al re, in cui condannava bruscamente l'oprichnina e gli oltraggi perpetrati dagli oprichniki. Questi messaggi, prima che il re dementi, li chiamava "lettere filchine", mostrando la sua atteggiamento sprezzante nei confronti del loro contenuto e personalmente verso la metropoli.

Al fine di insegnare alla burocrazia russa la corretta scrittura, all'inizio del XVIII secolo iniziarono a essere pubblicati "impiegati" - raccolte di campioni di documenti. I precursori dei "chierici" erano "formulari", conosciuti in Occidente nel VII secolo e apparsi in Russia non più tardi del XV secolo. Contenevano campioni della costruzione di documenti secondo un certo modello, serie di frasi ed espressioni che erano parte integrante dell'etichetta formale e delle relazioni ufficiali riflesse. Un altro tipo di primi scrittori - "titulniki", contenente informazioni su come registrare il titolo reale completo. Il colore della carta, che potrebbe essere blu, arancione, fulvo e altri, gli autori della commessa consiglia di scegliere con attenzione, in modo da non subire il rimprovero per la mancanza di gusto.

I requisiti per la scrittura a mano erano abbastanza alti. Oggi non siamo gli unici a cercare di insegnare ai moderni burocrati russi, abituati a sms ed e-mail, a scrivere lettere letterate. A questo proposito c'è una massa di letteratura e manuali pratici. Sfortunatamente, nella maggior parte di essi non ci sono esempi di schemi di scrittura ottimali e l'uso di formule standard, che consentono di trasmettere l'essenza della lettera nel modo più preciso, selezionare il tono appropriato, salutarlo educatamente e dire addio correttamente.

Si ritiene che i migliori maestri del genere epistolare siano diplomatici, la cui parola e, inoltre, "scritta a penna", dovrebbe sempre sembrare precisa e chiara. Pertanto, sarei particolarmente felice se trovassero questo libro utile.

Classificazione lettera commerciale

Le lettere commerciali sono documenti ufficiali che vengono utilizzati per risolvere una serie di problemi che sorgono nel processo di comunicazione aziendale, nonché numerosi problemi operativi. Inoltre, nel formato di lettere commerciali, congratulazioni e ringraziamenti possono essere inviati o consegnati per conto della gestione di imprese, istituzioni, organizzazioni, comprese le missioni diplomatiche e consolari. In questo caso, lettere e lettere di ringraziamento dei responsabili delle autorità pubbliche sono equiparate ai premi.

Molti libri di riferimento dividono le lettere commerciali in base alle loro caratteristiche funzionali in due gruppi:

✓ lettere che richiedono una risposta (lettera di richiesta, lettera di richiesta, lettera di appello, lettera di presentazione, ecc.),

✓ lettere che non richiedono una lettera di risposta (lettera di avviso, lettera di sollecito, lettera di invito, ecc.).

Tuttavia, le regole di protocollo generalmente accettate, che sono obbligatorie non solo per diplomatici e funzionari, ma anche per tutti i dipendenti, richiedono una risposta obbligatoria a tutte le lettere ricevute (ad eccezione delle lettere circolari e di accompagnamento, nonché delle note verbali).Pertanto, non solo sono informati della loro ricezione, ma esprimono anche i ringraziamenti per aver invitato e confermato la partecipazione o la non partecipazione all'evento, nonché l'accettazione o il disaccordo con il promemoria o con un avviso ingiustificato.

Per caratteristiche strutturali Le lettere commerciali sono divise in:

✓ standard, redatto secondo una specifica regolamentazione in accordo con il tema e scritto sotto forma di strutture sintattiche standard,

✓ protetto da copyright, scritto secondo le stesse modalità dell'autore e tenendo conto del carattere del destinatario.

Per argomento le lettere commerciali sono divise in:

✓ affari, relazioni economiche, legali e finanziarie con i partner,

✓ commerciale, che si occupa di problemi di logistica e vendite, impegni di garanzia, ecc.

Secondo la forma di partenza Le lettere commerciali sono divise in:

✓ buste inviate tramite corriere o per posta

✓ fac-simile, inviato via fax,

✓ elettronico, inviato via email.

In questo caso, è consentito inviare messaggi a diversi indirizzi contemporaneamente. Tuttavia, secondo gli standard di etichetta generalmente accettati, le lettere destinate all'invio simultaneo a più indirizzi possono essere solo circolari, di accompagnamento o sotto forma di messaggi destinati a una vasta gamma di persone, nonché sotto forma di comunicati stampa per i media.

Che cos'è l'etichetta

Prima di parlare di una lettera commerciale, devi prima ricordare quale etichetta è. Questo è un ordine stabilito di comportamento nella società, un insieme di buone maniere e regole del cosiddetto tono buono, che ogni persona intelligente e istruita deve seguire per non essere conosciuto come incolto. Queste regole storiche sono parte integrante della società.

Cultura della scrittura: caratteristiche generali

La cultura della scrittura, ovviamente, si riferisce non solo alla scrittura aziendale. Esistono molti tipi e modi di comunicazione scritta. Sono tutti diversi, ognuno ha le sue caratteristiche, ma ci sono alcune caratteristiche comuni. Tra questi ci sono i seguenti:

affidamento sul linguaggio del libro normalizzato con l'assunzione del vocabolario non librario,
uso di sintassi complessa
ordine delle parole fisso nella frase,
struttura di testo chiara
alta alfabetizzazione.

Etichetta delle lettere d'affari

Quando potremmo essere tenuti a scrivere una lettera commerciale? Certo, se facciamo affari con organizzazioni e / o individui. Ciò che scriviamo ai nostri partner, colleghi, clienti, il modo in cui prepariamo la nostra lettera, diventerà il volto della nostra azienda e ci presenterà o in una luce favorevole, o in una non favorevole. A meno che, naturalmente, non siamo competenti nell'etichetta di scrivere lettere commerciali. Per non perdere la faccia, devi imparare i seguenti trucchi. A proposito, è anche utile avere tale conoscenza perché il minimo errore, una piccola incoerenza con le regole può trasformare una lettera commerciale in un incompetente da un punto di vista legale.

Specificità dei rapporti commerciali

Prima di parlare direttamente dell'etichetta delle lettere commerciali, è necessario capire in che modo i rapporti commerciali differiscono in generale, cosa li caratterizza, quali sono le loro caratteristiche. La caratteristica principale dei rapporti di lavoro è l'assenza (completa o quasi completa) in queste stesse relazioni di un'ombra personale. Di regola, al lavoro ognuno di noi è estremamente raccolto, calmo, educato - quasi nessuno balla con un tamburello, per esempio, o esegue altre azioni abbastanza logiche in compagnia degli amici, ma piuttosto ridicolo per l'ambiente di lavoro. Ciò riguarda, a proposito, non solo le azioni, ma anche le emozioni - puoi permetterti di ridere o sorridere, o anche una leggera manifestazione di rabbia, ma risate omeriche, isteriche, lacrime e simili sembrano abbastanza inappropriate, tutto ciò riguarda solo le emozioni sul lavoro. Al lavoro, di solito indossiamo maschere, dimostrando abilità, coerenza e compostezza.

La comunicazione aziendale non può essere completata quando lo si desidera. Un socio o un cliente d'affari non capirà se nel bel mezzo di un incontro importante ci alziamo improvvisamente e lasciamo il pubblico. Non è possibile ignorare l'interlocutore, non è possibile rispondere a chiamate o lettere. Tutte queste caratteristiche insieme aiutano a capire meglio quale dovrebbe essere l'etichetta del linguaggio della scrittura commerciale.

Requisiti generali

La prima cosa a cui prestiamo attenzione quando si riceve una lettera è la carta. Secondo i requisiti dell'etichetta di una lettera commerciale, la carta deve essere sempre chiara e in nessun modo spiegazzata. I destinatari del messaggio avranno la migliore impressione sull'organizzazione se la lettera risulta essere scritta sulla carta intestata dell'azienda. La prima pagina non è numerata, su tutti gli altri numeri arabi sono messi giù.

C'è un altro punto molto importante nell'etichetta della corrispondenza commerciale. La scrittura commerciale implica un'elevata alfabetizzazione e l'assenza di errori di ortografia. Pertanto, se ci sono lacune nella conoscenza della grammatica russa, si raccomanda di non affrettarsi a inviare corrispondenza, ma ricontrollare per eventuali carenze.

Inoltre, la raccomandazione generale sia per la carta che per la posta elettronica è il desiderio di non utilizzare strutture complesse nel tuo discorso scritto - questo è appropriato solo nei documenti legali. Non usare abbreviazioni, solo generalmente accettate. Ma nella norma del galateo aziendale include una varietà di francobolli e argot - gergo professionale. L'intero documento è mantenuto nello stile aziendale ufficiale.

Un altro punto importante che viene letto dalla lettera: dovrebbe essere il più gentile e amichevole possibile. Nessuno dei quali senza tatto, maleducazione è fuori questione. Inoltre, una lettera commerciale suggerisce specifiche, una chiara dichiarazione dei loro pensieri.

Se il destinatario non parla russo, il testo del messaggio dovrebbe essere scritto nella sua lingua o in inglese internazionale. A proposito, un documento del genere dovrebbe essere scritto solo su un lato del foglio, il secondo dovrebbe rimanere pulito.

Realizzando i documenti, è necessario assicurarsi che non ci siano trasferimenti. Il testo stesso deve essere digitato in uno e mezzo o due intervalli, con un margine di due centimetri a sinistra.

Una lettera commerciale ha una sua struttura chiara e speciale. Allo stesso tempo, non esiste uno standard unico per i documenti cartacei: diverse società possono avere le proprie varianti. Aderiscono solo a una certa composizione di parti della lettera: devono necessariamente avere un "cap", un saluto, la parte principale e un addio. Non dimenticare la firma personale alla fine della lettera.

A proposito, il cosiddetto framing del messaggio - le frasi iniziali e finali - sono chiamate frame frame. Aiuta a stabilire la giusta relazione con il destinatario. Inoltre, le regole di etichetta delle lettere commerciali e gli esempi dei loro scritti dimostrano l'uso di vari cliché vocali nei messaggi (che saranno discussi in seguito).

Un aspetto importante del design di una lettera commerciale rimane il ricorso correttamente utilizzato. Prima della rivoluzione nel nostro paese, l'appello era "signore" o "signora": era considerato universale, così chiamato chiunque. Ora non c'è un tale appello universale, anche se spesso nelle lettere commerciali si trova la parola "signore" o "madam" - avendo perso la sua precedente popolarità, gradualmente ritorna all'uso quotidiano. Questo può essere indirizzato a un partner commerciale, ufficiale, ma non a un cliente o collega.

Il più comune e universale è attualmente considerato l'appello "Caro" o "Gentile Signore", ma in realtà non lo è. In modo simile, ad esempio, non è possibile rivolgersi ai cosiddetti VIP, in particolare persone importanti, che sono considerati governatori, sindaci, presidenti. In questo caso, dovrai iniziare la tua lettera con l'appello "Caro" (un'altra opzione - "Gentile").

Se il messaggio è rivolto a più persone contemporaneamente, e tutti sono rappresentanti della stessa professione, sarebbe opportuno utilizzare un trattamento come "Cari colleghi" (nel caso in cui tutti i destinatari siano donne, è permesso scrivere "Caro signore", se uomini - quindi "Caro signore" signori ") Se la lettera viene inviata all'indirizzo di una persona, è severamente vietato utilizzare un nome o un cognome. Questo è consentito solo nel caso di cui sopra (quando il destinatario è un gruppo di persone) o quando interagisce con una persona giuridica.

Per quanto riguarda il completamento del messaggio, va ricordato: non è meno significativo dell'inizio. È alla fine della lettera che si esprime la speranza per un'ulteriore cooperazione, la fiducia nella soluzione sicura e / o nella soluzione del problema e simili. Qui non si dovrebbe neppure indicare le difficoltà che si erano verificate prima - ad esempio, ritardare la risposta o non riceverne affatto. Queste frasi sono considerate segni negativi dell'etichetta commerciale e sono considerate una riluttanza a continuare la relazione, oltre che mancanza di rispetto per l'interlocutore. È importante capire che ciò è inaccettabile.

Email: etichetta commerciale

La seconda versione possibile della corrispondenza - via e-mail. Anche qui, ci sono un certo numero di sue caratteristiche. Quindi, per esempio, se il destinatario riceve il messaggio per la prima volta, allora è necessario iniziare a presentare la propria azienda, descrivendo le sue attività, con possibili compiti da svolgere. Nel corso di una lunga corrispondenza, è necessario preservare la storia delle lettere passate, sulla base delle quali viene costruito ogni messaggio successivo.

La prima lettera deve certamente includere un saluto e un indirizzo. In seguito, se necessario, una risposta rapida, puoi omettere il ricorso (se appropriato). Nella comunicazione online, molti non ritengono necessario inserire segni di punteggiatura, così come scrivere senza maiuscolo. In un galateo aziendale e-mail, questo è inaccettabile.

La dimensione di una e-mail non dovrebbe essere troppo grande - di regola, è la metà delle dimensioni della carta equivalente. Nello stesso caso, se è necessaria una grande quantità di informazioni per informare il destinatario, nel corpo della lettera deve essere indicata solo una breve nota di accompagnamento e il materiale stesso deve essere allegato come allegato con una parola o qualsiasi altro file - questo è l'etichetta richiesta da una lettera commerciale. Un esempio di tale messaggio potrebbe essere: "Buon giorno, caro signor Ivanov! Vi inviamo campioni dei nostri opuscoli pubblicitari. Puoi leggerli nell'allegato ... ".

Per quanto riguarda la firma, allora deve essere. Puoi iscriverti alla fine di ogni lettera e puoi fare una firma automatica, che verrà apposta automaticamente. Questa opzione è spesso utilizzata dai rappresentanti di grandi aziende. La firma deve includere il tuo nome, cognome, posizione, informazioni di contatto, luogo di lavoro. È necessario sistemarlo in modo che possa contenere settanta caratteri e non prendere più di cinque o sei righe.

Devo dire alcune parole sulla risposta al messaggio. Il galateo aziendale di una e-mail implica una risposta a un messaggio entro due giorni - non di più. Se hai bisogno di più tempo, devi avvisare l'interlocutore. La risposta a tutti i messaggi mantiene la reputazione dell'azienda o dell'imprenditore. Per sapere esattamente se la lettera ha raggiunto il destinatario, è possibile utilizzare la funzione della notifica di ricevuta - la conferma di consegna verrà automaticamente. Inoltre, non è vietato effettuare una chiamata di prova.

Formule vocali o cliché

Cliches, formule vocali, timbri vocali - qualunque cosa tu dica, ma comunque sarà parte integrante della corrispondenza commerciale. Dal corso scolastico, ricordiamo che i cliché sono chiamati espressioni stabili. Non ce ne sono così tanti:

Il rimpianto può essere espresso usando le seguenti frasi: "Purtroppo non abbiamo l'opportunità di concordare ...", "Siamo spiacenti di informare ...", "Purtroppo, siamo costretti a denunciare ..." e così via.
La gratitudine è indicata da tali cliches: "Fammi esprimere la mia gratitudine ...", "Grazie ...", "Considerando il tuo contributo ...".
Puoi invitare un destinatario a un evento utilizzando i francobolli: "Abbiamo l'onore di invitarvi ...", "Speriamo nel vostro accordo ...", "Siamo lieti di invitarvi ...", "Saremo lieti di vederti ..." e simili.
È possibile completare la lettera con frasi: "Stiamo aspettando nuove idee da voi ...", "Vi auguriamo successo ...", "Speriamo in un'ulteriore fruttuosa collaborazione ...".

Regole d'oro della corrispondenza commerciale

Tutte le caratteristiche e le raccomandazioni riguardanti la conduzione della corrispondenza commerciale possono essere stabilite in alcune regole. Una breve etichetta della lettera commerciale è la seguente:

L'uso di saluti e ricorsi personali, tranne quando quest'ultimo non è necessario.
Ogni lettera richiede una risposta. Con l'interazione elettronica, il tempo di risposta non dovrebbe richiedere più di quarantotto ore. Tuttavia, la risposta dovrebbe essere scritta solo esaminandola attentamente.
Se possibile, devi avvisare il destinatario di aver ricevuto una lettera da lui. È inoltre possibile specificare il momento della risposta al messaggio.
La firma alla fine della lettera cartacea, digitata su un computer e stampata, deve essere scritta a mano. Una firma stampata o, peggio ancora, un sigillo al suo posto è un segno di mancanza di rispetto e di cattivo gusto.

Errori frequenti nella corrispondenza commerciale

Ci sono parecchie cose apparentemente insignificanti che possono tuttavia diventare fatali nel caso della comunicazione aziendale. Spesso, sono queste piccole cose che portano alla cessazione delle relazioni reciprocamente vantaggiose, alla cessazione delle transazioni e ad altre cose spiacevoli. Devi conoscere il nemico di persona!

Non puoi scrivere (e anche chiamare!) Per lavoro dopo ore! Quante volte, non volendo essere pazienti fino al mattino, disturbiamo i nostri partner, clienti, colleghi alle nove, dieci o anche le undici di sera. Ci sembra che durante la notte tutto sparirà, collasserà, collasserà e sarà impossibile salvare la situazione. E quei rari esemplari che sono in grado di resistere fino al mattino, per qualche motivo, considerano che le sei del mattino sono il momento di comunicare. Dopotutto, se non dormo, allora nessuno dorme. Ahimè, questo comportamento è solo fastidioso e si rivolge contro di noi.
Questo era già indirettamente menzionato, ma tuttavia - non può esserci familiarità! La comunicazione al lavoro si verifica esclusivamente su "Tu" (con una lettera maiuscola, questo significa - cortesia e rispetto).
Anche uno scambio eccessivo di cortesie può far male. In primo luogo, ci vuole tempo prezioso, e in secondo luogo, sembra un po 'noioso e noioso. Non c'è bisogno di essere zelanti.

Libri sull'etichetta, o cosa leggere

Oggigiorno c'è tanta letteratura che a volte gli occhi si accendono. Ci sono anche abbastanza libri per la cultura della parola, compresa la scrittura.

Coloro che desiderano essere formati in questo settore possono essere informati sui seguenti lavori: "Etiquette of business letter" di Oleg Davtyan, "Cultura della lingua scritta" di Tatiana Degtereva, "Etichetta della lettera russa" di Natalia Formanovskaya e Alla Akishina, "Business Etiquette" di Elena Ber, "Russian Speech Etiquette" di Natalia Formanovskaya e molti altri.

Fatti interessanti

I requisiti di una galateo di lettere commerciali comportano l'uso di un punto esclamativo alla fine di un ricorso per enfatizzare il problema o la persona.
Una chiamata al destinatario mostra una relazione più stretta e più consolidata e il cognome enfatizza la distanza.
L'etichetta delle lettere d'affari in Russia è caratterizzata dal livellamento dei sessi, poiché la maggior parte delle professioni sono spesso solo maschili.

Rispettare le regole della corrispondenza commerciale non è così difficile, perché non così tanto. Ricordateli: piccola scienza. Ma agli occhi di chi ti circonda, una persona che possiede l'etichetta delle lettere d'affari sarà sempre educata e colta, con la quale è piacevole confrontarsi.

Invia il tuo buon lavoro nella base di conoscenza è semplice. Utilizza il modulo sottostante.

Studenti, dottorandi, giovani scienziati che usano la base di conoscenze nei loro studi e nel lavoro saranno molto grati a voi.

Pubblicato su http://allbest.ru

Negli ultimi dieci anni, l'e-mail è diventata, forse, uno dei mezzi più popolari di comunicazione aziendale. Oggi è abbastanza difficile trovare una persona che non usi l'e-mail nella sua pratica della comunicazione interpersonale e interculturale. E io non sono un'eccezione. Questo è già il quindicesimo anno di ogni giorno lavorativo che inizia con il controllo della posta elettronica. Scansionando con un'occhiata gli indirizzi e gli argomenti dei messaggi in arrivo, decido quali lettere leggere e quali eliminare senza aprire. Leggendo numerose e-mail, sono giunto alla conclusione che, sfortunatamente, pochissime persone hanno un'idea delle regole dell'etichetta e-mail. Ma devono essere rispettati, altrimenti rischiamo di causare involontariamente disagi, imbarazzo o addirittura inavvertitamente offendere colui a cui scriviamo. Non dimenticare che la nostra posta è un indicatore della nostra professionalità.

Cosa dovrebbe prestare attenzione a ciascun utente? Questo articolo formula 19 regole basate sulla mia esperienza pluriennale in corrispondenza con colleghi stranieri e russi, nonché sull'esperienza di altri utenti di posta elettronica.

1. Quando si effettua un'e-mail, compilare tutti i campi

In generale, la struttura di una e-mail aziendale può essere rappresentata come segue:

1. Indirizzo e nome del mittente.

2. L'indirizzo del destinatario.

5. Una lettera che consiste in un saluto, il testo principale della lettera, la conclusione e la firma.

2. Indirizzo e nomeil mittentedovrebbe essere riconoscibile

Se una persona sta aspettando una tua lettera, nella colonna "Da" cercherà il tuo nome, con il quale ti sei presentato quando lo incontri, o l'indirizzo email che hai fornito nel tuo biglietto da visita. Ad esempio, quando avvio una casella di posta, nella colonna il nome del mittente immette sempre il mio nome e cognome. Lo faccio perché io stesso, vedendo vari pseudonimi e soprannomi nella colonna "Da", apro cautamente queste lettere: cosa succede se c'è uno spam in questa lettera o, peggio ancora, un virus? Per esempio, non aprirò mai una lettera con l'indirizzo [email protected], a meno che, ovviamente, non so da chi sia. Pertanto, per la corrispondenza commerciale, è consigliabile avere un indirizzo email che contenga il tuo vero nome e l'abbreviazione della tua organizzazione, ad esempio [email protected]. La massima fiducia è causata dall'indirizzo contenente il tuo vero nome e il nome della tua organizzazione nel nome del dominio, ad esempio, [email protected].

3.Assicurati di compilare la colonna "Oggettolettera "

L'oggetto della lettera è un requisito speciale della lettera. La sua presenza facilita notevolmente il lavoro con la posta elettronica. Ricordati di visualizzare l'elenco delle lettere degli Argomenti prima di decidere di leggere la lettera o, senza aprire, inviarla alla spazzatura. Il destino di una lettera dipende molto spesso dal suo Soggetto, specialmente se il nome e l'indirizzo del mittente non ti dicono nulla. Pertanto, assicurati di imparare a farlo correttamente: dovrebbe attirare l'attenzione del destinatario, essere breve - non più di 50 caratteri - e al punto. Più semplice, direttamente o allettante sarà l'argomento della tua lettera, più è probabile che la tua lettera sarà letta e avrà una risposta.

È necessario prestare particolare attenzione all'argomento quando scrivi per la prima volta a qualcuno. Dopo tutto, il destinatario, vedendo l'indirizzo e il nome che non gli sono familiari, potrebbe pensare che si tratti di spam. Un altro modo per ottenere una risposta o una possibilità di essere letti è di usare il nome del destinatario nella riga dell'oggetto. Ad esempio, "Buona sera, Natalia!". Questo approccio aumenterà anche la probabilità di leggere la tua corrispondenza. Ma una lettera con un argomento che contiene una frase come "Legislazione del lavoro e questioni attuali e posizioni degli enti statali" o "Fare acquisti con sconti è più interessante!" Oppure "Puoi gestirlo con me?" Io rimuoverò senza leggere perché è, molto probabilmente spam. Allo stesso modo, farò lo stesso con una lettera inviata senza soggetto, poiché l'etichetta di posta elettronica consente di non rispondere a coloro che la violano grossolanamente.

Cos'altro dovrebbe essere ricordato quando si scrive un tema? L'oggetto della lettera è il filo rosso dell'intero messaggio. Se rispondi all'email di qualcuno, ma l'idea di base del dialogo cambia, modifica l'Argomento di conseguenza, e ancora meglio inizia a discutere una nuova domanda creando una nuova lettera, poiché cambiare l'argomento della discussione senza cambiare l'argomento di questa lettera può portare a confusione e difficoltà.

4. PlaUsa Re: per rispondere solo.

Di solito, dopo aver letto l'e-mail e aver voluto rispondere, si preme il pulsante corrispondente sullo schermo del monitor con il mouse, e si otterrà un modulo per la composizione di una risposta in cui l'indirizzo del proprio interlocutore, il testo della sua lettera, nonché il soggetto della sua lettera, davanti al quale significa "Re:". Si tenga presente che "Re:" è un'abbreviazione della parola inglese "Rispondi:" o "Risposta:" e significa "La mia risposta a:". etichetta aziendale per e-mail

Pertanto, se il soggetto della lettera cambia, assicurati di rimuovere questo simbolo. E questo non è affatto un po 'strano, come si potrebbe pensare: "Ri:" combinato con un nuovo argomento sembrerà francamente stupido e fuorvierà il destinatario, poiché potrebbe pensare di aver ricevuto una risposta a una lettera che non ha scritto.

5. Incollare l'indirizzoultimo destinatario

Per evitare l'invio prematuro, inserire l'indirizzo del destinatario solo quando la lettera è stata scritta, verificata e pronta per essere inviata. Fai attenzione con il pulsante "rispondi": assicurati di inviare una lettera a qualcuno che desideri.

6. Assicurati di scrivere un saluto composto da una parola di saluto e il nome del destinatario.prima del testo principale della lettera

Un saluto è una breve frase da cui iniziare una lettera. Sfortunatamente, ci sono alcuni utenti che credono che il saluto nell'e-mail non debba essere scritto, perché è una reliquia apparentemente priva di significato della posta cartacea, che non contiene alcuna informazione significativa e contiene solo parole di guardia. Questo è fondamentalmente sbagliato. Il saluto porta informazioni sull'educazione della persona che compone la lettera. Immagino che tu non voglia essere considerato maleducato e maleducato. In questo caso, seguire le regole dell'etichetta e-mail.

Come saluto, usa la seguente forma di appello: "Buon pomeriggio, caro (illustre) + nome, patronimico dell'indirizzo" o "Gentile (distinto) + nome, patronimico dell'indirizzo, ciao" e solo allora procedi allo scopo del tuo messaggio. In Europa, è consuetudine riferirsi sempre a "Gentile Signore / Signora", o meno formalmente, specialmente se avete familiarità con il destinatario, ad esempio "Caro + Nome", anche se il destinatario non è affatto costoso per voi. Negli Stati Uniti, dove il ritmo della vita e della corrispondenza è più intenso, un'e-mail inizia con un messaggio composto da un nome e un breve "Hi + nome".

Si noti che in russo il punto esclamativo viene inserito dopo aver scritto in qualsiasi genere di corrispondenza: in affari, privato, ufficiale, ecc., Mentre in inglese in tutti questi generi viene inserita una virgola, che spesso causa conflitti culture. Gli anglofoni sono perplessi riguardo al punto esclamativo nelle lettere scritte dai russi: "Caro John! Le persone di lingua russa sono offese dalla virgola dopo il nome: non ci rispettano, il punto esclamativo si rammarica di che tipo di "Caro Svetlana, "?! Sì, in russo il punto esclamativo è usato molto più spesso che in inglese, il che indica una maggiore emotività e, ovviamente, una più aperta manifestazione di emozioni. Ma non dovresti andare agli estremi e mettere tre (o più) punti esclamativi, perché alla fine del saluto, saranno percepiti come un grido inappropriato e possono offendere il tuo destinatario.

7.Struttura correttamente la tua lettera

Poiché la lettura dallo schermo del monitor è molto più difficile della lettura dei supporti cartacei, è molto importante strutturare correttamente l'e-mail.Rompi il tuo testo in paragrafi logici e usa diverse frasi brevi invece di frasi troppo lunghe. Prova ad avere le tue frasi non più di 15-20 parole. Separare i paragrafi tra loro linee rientrate o vuote.

8.Sii breveed esprimi essenzialmente i tuoi pensieri

Il testo principale della lettera del primo paragrafo dovrebbe attirare l'attenzione del lettore tanto quanto il suo Soggetto. Ricorda il tempo limitato del tuo potenziale lettore. Il suo tempo è il suo denaro. Pertanto, è pronto a sbarazzarti di te il prima possibile, cioè a mandare la tua lettera nel cestino. Non perdere tempo e spazio sulla presentazione di te stesso e sulla storia di ciò che fai. Dopotutto, lui ti conosce già se ti ha dato il suo indirizzo postale. Inizia con lo scopo della lettera, dovrebbe essere chiaramente indicato nella prima frase. Se le prime frasi sono formulate correttamente, allora c'è un'alta probabilità che il destinatario della tua lettera la leggerà fino alla fine.

A differenza di una e-mail, l'e-mail è intesa per il trasferimento rapido di informazioni, quindi cerca di non inviare lunghe e-mail. Se è necessario inviare informazioni importanti contenenti una grande quantità, è meglio creare un breve testo di accompagnamento in un'e-mail e disporre le informazioni come allegato.

9. Se si invia un allegato, collegarlo all'inizio

Allegare un allegato prima di scrivere una lettera. Quante volte ho ricevuto una lettera, il cui scopo era inviare un allegato, senza questo allegato ?! E poi è arrivata una lettera dallo stesso mittente con la frase "Oops, ecco qua!". Tale noncuranza potrebbe non influire nel modo migliore sulla reputazione della tua azienda.

10. Non inviare file non necessari.

Ricorda: quando scrivi a qualcuno per la prima volta, non allegare alcun allegato. Se si invia ancora un allegato senza accordo con il destinatario, assicurarsi di scrivere nel corpo della lettera che tipo di file è. Altrimenti, si potrebbe pensare che il proprio allegato sia un virus che è stato allegato in modo non autorizzato e lo distruggerà senza leggerlo, poiché è pericoloso aprire un possibile virus. A proposito, tali virus spesso vengono con lo spam.

Non allegare allegati di dimensioni superiori a 5 MB, in quanto è possibile una situazione spiacevole: invierai il file al server di posta entro un secondo e il tuo destinatario lo scaricherà per un'ora intera. Naturalmente, in nessun modo tali volumi enormi possono essere inviati senza accordo con il destinatario.

11.Quando componi una lettera di risposta, rispondi atuttodomande poste a voi

Se rispondi a qualcuno alla lettera, prova a rispondere a tutte le domande che ti sono state poste. Sembra così naturale e comprensibile, ma, tuttavia, molto spesso risulta che le persone non rispondono ad alcune delle domande poste loro. Dalla mia esperienza personale so che questa è una delle regole più frequentemente violate della corrispondenza elettronica. Il silenzio della domanda è molto non etico da parte tua - dopo tutto, un'altra persona ha bisogno della tua risposta e la sta aspettando, ma non la riceve nella lettera. Se trovi difficile rispondere, scrivi direttamente. Basta non lasciare nulla senza risposta, altrimenti il tuo interlocutore dovrà ripetere la sua domanda, e non eviterai di dover rispondere con il tuo silenzio.

Se stai scrivendo ad un amico o ad un buon amico, puoi citare nella tua lettera il messaggio originale in un volume sufficiente a consentirgli di ripristinare correttamente il contesto di questa risposta, e sotto ogni citazione scrivi la tua risposta a questa proposta o domanda. Non dimenticare di separare in qualche modo il testo del tuo messaggio dal testo delle lettere citate, quindi la tua risposta sarà più facile da leggere. Di solito, il segno ">" viene utilizzato per questi scopi, sebbene questa non sia l'unica opzione. Se rispondi a una lettera commerciale, lascia invariato il vecchio testo e scrivi la risposta sopra.

12. Prima di inviare una lettera, controlla l'ortografia,grammatica e punteggiatura

Il fatto che l'e-mail sia un metodo di comunicazione veloce non significa che dovrebbe essere imprudente. Costruisci le tue frasi possibilmente in modo più competente in termini di ortografia e grammatica. Questo è importante non solo perché una lettera scritta in modo analogo può rovinare l'impressione su di te, e perché è molto difficile leggere il testo senza virgole e punti. E, se il tuo programma ha l'opzione correttore ortografico, perché non usarlo?

13. Le email devono essere risolte.

L'e-mail è un link ad altre persone, e per questo, un po 'di cortesia non fa mai male. Secondo le regole del galateo, è necessario rispondere alle e-mail e il tempo di risposta non deve superare tre giorni. Tieni presente che se non rispondi a un'email entro questo periodo, si tratta di un chiaro rifiuto di comunicare. Se hai bisogno di più tempo per rispondere alla lettera, vale la pena spiegare i motivi del ritardo. Quando si riceve una lettera contenente un allegato, assicurarsi di confermare che l'allegato ha raggiunto e aperto normalmente.

Quando ricevi email non richieste da persone sconosciute, non puoi rispondere. Possono essere cancellati senza leggere. Non avendo ricevuto risposta, il corrispondente deve capirti correttamente. Se non capisce e invia una lettera ripetuta, è il violatore dell'etichetta, non tu. Soprattutto perché una lettera indesiderata potrebbe rivelarsi spam e qualsiasi risposta consente allo spammer di presumere che sia stato effettuato un contatto. Quando ricevi un'email non richiesta con un file allegato, elimina il file senza decomprimerlo: molto probabilmente è la fonte di un virus informatico.

14. Non preoccuparticucire ricevuta di lettura

Secondo le regole del galateo, il marchio e-mail "avviso di ricevimento / lettura" è un segno di mancanza di rispetto e sfiducia nei confronti del suo partner e, di conseguenza, può causare la sua irritazione. Pertanto, se sei preoccupato se la tua lettera ha raggiunto il destinatario, è meglio chiamarlo dopo aver inviato il tuo messaggio e controllare se la tua lettera lo ha raggiunto o meno. Puoi anche scrivere la seguente frase dopo il testo della lettera principale e prima della tua firma: "Le chiedo di confermare la ricezione della lettera con una lettera di ritorno o con i numeri di telefono indicati di seguito".

15. Non scriverelettera maiuscola

Non scrivere l'intero testo del messaggio in maiuscolo, alcune parole evidenziate in questo modo enfatizzano l'importanza di questo posto. Se scrivi in maiuscolo, sembra che tu stia urlando. Ciò potrebbe causare irritazione o altre reazioni indesiderate dal tuo lettore.

16. Non condividere mai informazioni riservate tramite e-mail.

Fai molta attenzione quando invii i tuoi numeri di carte bancarie o altre informazioni riservate in una e-mail. Ricorda che l'e-mail può essere intercettata e utilizzata a scopi mercenari. Non dimenticare che l'e-mail che hai inviato rimarrà sempre nella memoria del computer.

17. Non abusare di abbreviazioni e design emotivo.

Nelle e-mail aziendali, cerca di non usare abbreviazioni come BTW (a proposito) o LOL (risate ad alta voce), anche le cosiddette emoticon ("volti sorridenti"). Sono inappropriati nella corrispondenza commerciale, specialmente dal momento che il vostro destinatario potrebbe non conoscere il loro significato.

18. Alla fine della lettera assicurati di mettere la tua firma.

A volte ci sono delle lettere firmate dal "Dipartimento Marketing" o "Personale degli alloggi del campus", il che causa qualche confusione. A chi e come indirizzarsi nella lettera di risposta? Semplicemente, "Ciao", suona come qualcosa di impersonale. Sì, e anch'io preferisco contattarmi per nome. Questa è la base per una comunicazione amichevole: la fiducia. E la fiducia non è l'ultima qualità che aiuta te e la tua azienda. Pertanto, assicurati di mettere la tua firma alla fine della lettera. Una firma è un piccolo blocco di testo aggiunto alla fine dei tuoi messaggi, che ti identifica e contiene le tue informazioni di contatto.Fai una breve didascalia: non più di quattro o sette righe. Una firma lunga occupa molto spazio e può essere fastidiosa. Includi diversi modi per contattarti (in genere numeri di telefono e fax), oltre a un link al sito web della tua azienda.

19. In caso di dubbio, non inviare una lettera.

Siamo diventati impersonali e ci stiamo nascondendo dietro un'e-mail che sta iniziando a controllare le nostre vite. Non ci rendiamo conto di quanto della nostra comunicazione quotidiana avviene tramite e-mail e rischiamo di compromettere le relazioni che potremmo rafforzare attraverso la comunicazione diretta o la conversazione telefonica. Pertanto, prima di inviare la prossima e-mail, pensa, potrebbe essere meglio chiamare o incontrare personalmente il tuo destinatario?

Pubblicato su Allbest.ru

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